KVKK, yayımladığı “İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu” ile veri sorumlularının başvuruları sonuçlandırma ve ilgili kişilere cevap verme yükümlülüklerini hatırlattı.

Duyuruda, Kanun kapsamında, ilgili kişilerin kişisel verilerine ilişkin taleplerini veri sorumlusuna iletebileceği, veri sorumlusunun da bu başvuruları en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırması gerektiğine işaret edildi.

Sözlü bilgilendirme resmi cevabın yerine geçmiyor

Duyuruda, KVKK’nın yürüttüğü incelemelerde, bazı veri sorumlularının ilgili kişilerin başvurularını yalnızca telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü iletişim yöntemleriyle cevaplandırdığının tespit edildiği belirtildi.

Başvuru kapsamında ek bilgi alınması, konunun açıklığa kavuşturulması veya süreç hakkında bilgilendirme yapılması amacıyla ilgili kişilerle telefonla ya da sözlü iletişim kurulabileceği aktarılan duyuruda, ancak bu görüşmelerin Kanun kapsamında verilmesi gereken cevabın yerine geçmeyeceği vurgulandı.

Cevapların yazılı veya elektronik ortamda bildirilmesi gerekiyor

KVKK’nın duyurusunda, başvurulara verilen cevapların yazılı veya elektronik ortamda bildirilmesinin, ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmesi, olası şikayet ve inceleme süreçlerinin sağlıklı yürütülebilmesi ve gerektiğinde yargı süreçlerinde başvuru sürecinin belgelendirilebilmesi açısından önem taşıdığı belirtildi.

Duyuruda, veri sorumlularının, başvuruları mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun şekilde sonuçlandırması ve cevapların yazılı veya elektronik ortamda bildirilmesi konusunda uyarıya yer verildi.

Bu kapsamda veri sorumluları tarafından verilecek cevapta, taleplerin hangi kapsamda karşılandığının açıkça belirtilmesi, karşılanmayan veya reddedilen talepler bakımından da açık ve anlaşılır gerekçelere yer verilmesi gerektiğine işaret edildi.